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檔案管理工作在公司的經營發展中起著很重要的作用，是對公司經營發展史的一種記錄，能夠讓我們總結以往經營中的優點，在此基礎上制定未來經營發展的方向。許多不了解的人覺得檔案管理工作就是簡單的保管一下檔案資料，不用太過重視，但事實上恰恰相反，正規的單位會使用智能密集柜進行資料管理，并設立專門的崗位負責檔案管理工作。
公司經營中的許多資料是不對外公開的，有的涉及到了經營的商業機密，刑法中還制定了相關的侵犯商業秘密罪，由此我們也能看出檔案資料管理的重要性。智能密集柜為了保護檔案資料安全專門設計了權限保密功能，除了公司規定的檔案管理人員之外其他人是不能進行智能密集柜相關操作的
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